Jakie są obowiązki przy realizacji projektów?

Uzyskanie dofinansowania na realizację projektu następuje w wyniku otrzymania pozytywnej oceny złożonego wniosku o dofinansowanie oraz podpisania umowy. Procedura podpisania umowy rozpoczyna się w momencie otrzymania oficjalnego pisma potwierdzającego przyznanie wsparcia na realizację projektu. Pismo zawiera także informacje o dokumentach, jakie należy zgromadzić, aby podpisać umowę oraz terminy, w których niezbędne formalności powinny zostać dopełnione. Należy jednak pamiętać, że otrzymanie wsparcia finansowego w formie bezzwrotnej dotacji nakłada na beneficjenta, czyli na nas, również szereg obowiązków związanych z realizacją projektu. Poniżej znajdziecie Państwo ich podsumowanie.

Kwalifikowalność wydatków

Realizując projekt musimy pamiętać, że nie każdy wydatek związany z projektem może zostać dofinansowany. Poszczególne programy i rodzaje dotacji mają przypisany katalog tzw. kosztów kwalifikowanych i tylko wydatki z tego katalogu podlegają dofinansowaniu. Bardzo ważny jest fakt, iż przyjmując dofinansowanie z Funduszy Europejskich zobowiązujemy się ponosić wszystkie wydatki z zachowaniem zasady uczciwej konkurencji, efektywności, jawności i przejrzystości, a także dołożyć wszelkich starań w celu uniknięcia konfliktu interesów. Oznacza to, że podmioty zobowiązane ustawowo do stosowania prawa zamówień publicznych dokonują wyboru dostawców zgodnie z tymi przepisami, a prywatni przedsiębiorcy powinni stosować zasadę konkurencyjności.

Kontrola projektu

Każdy projekt, który uzyskał dofinansowanie, poddawany jest szeregowi obowiązkowych kontroli zarówno w trakcie jego realizacji, jak i w okresie trwałości. Wyróżniono 6 głównych rodzajów kontroli.

Rodzaje kontroli

  1. Weryfikacja wniosków o płatność – każdy złożony wniosek o płatność zostanie sprawdzony pod kątem formalnym i rachunkowym, a także sprawdzone zostanie, czy wydatki ujęte w tym wniosku do refundacji lub rozliczenia są wydatkami kwalifikowalnymi.
  2. Kontrola w miejscu jego realizacji lub w siedzibie firmy – może być prowadzona w trakcie realizacji projektu, na jego zakończenie lub po jego zakończeniu, a w trakcie samej kontroli weryfikowana będzie dokumentacja i zakres rzeczowy realizowanego projektu.
  3. Kontrola krzyżowa – realizowana będzie w sytuacji, gdy beneficjent realizuje więcej niż jeden projekt lub gdy realizował projekty w latach 2007-2013. w trakcie tej kontroli sprawdzane będzie, czy w ramach kilku projektów nie były finansowane te same wydatki.
  4. Kontrola na zakończenie – w ramach tej kontroli instytucja sprawdza kompletność i zgodność z procedurami całej dokumentacji związanej z realizacją projektu.
  5. Kontrola trwałości – prowadzona jest po zakończeniu realizacji projektu i jej głównym celem jest weryfikacja, czy nie zaszły w projekcie niedozwolone modyfikacje.
  6. Inne kontrole – mogą być realizowane na podstawie odrębnych przepisów, bezpośrednio przez: Komisję Europejską, Europejski Trybunał Obrachunkowy, Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych, Instytucję Audytową lub Najwyższą Izbę Kontroli.


Każdorazowo po zakończeniu kontroli zostaje sporządzona dokumentacja pokontrolna, która zawiera informacje dotyczące wykrytych nieprawidłowości i ewentualnych zaleceń pozakontrolnych, lub informacja o braku nieprawidłowości.

Sprawozdawczość, rozliczenie projektu i dokumentacja

Przez cały okres realizacji projektu beneficjent jest zobowiązany regularnie informować instytucję, która udzieliła wsparcia o czynionych postępach w realizacji projektu. Sprawozdania należy przygotowywać na specjalnym formularzu i powinny być one składane zazwyczaj minimum raz na 3 miesiące. w sprawozdaniach informuje się o podejmowanych działaniach, uzyskiwanych efektach oraz ponoszonych wydatkach (wszystko to w odniesieniu do założeń z wniosku o dotację). Przestawia się również plan działań na okres poprzedzający złożenie kolejnego sprawozdania.

Zasady promocji i oznakowania

Informowanie o fakcie uzyskania dofinansowania jest jednym z najważniejszych obowiązków beneficjenta oraz powinno się odbywać poprzez odpowiednie działania informacyjne i promocyjne. Wszystkie dokumenty przeznaczone do publikacji dla uczestników projektu powinny być oznakowane we właściwy sposób i jako element minimalny zawierać zarówno logo Funduszy Europejskich z nazwą programu, z którego realizowany jest projekt, jak i logo Unii Europejskiej z nazwą funduszu, z którego projekt uzyskał dofinansowanie.

Trwałość projektu

Zakończenie realizacji projektu oraz jego finansowe rozliczenie nie oznacza jeszcze wypełnienia wszystkich obowiązków wynikających z warunków wsparcia. Po zakończeniu projektu, jako beneficjent Funduszy Europejskich, zobowiązani jesteśmy do przechowywania pełnej dokumentacji przez okres wskazany w umowie. Miejscem archiwizacji powinna być siedziba pomiotu, który realizował projekt. w przypadku, gdy w ramach projektu zakupione zostały środki trwałe, wybudowane obiekty lub zatrudniani pracownicy, beneficjenta obowiązuje tzw. okres trwałości, który liczony jest od daty płatności końcowej dotacji. Jest to czas, w którym należy zachować w niezmienionej formie i wymiarze efekty projektu, których osiągnięcie zostało zadeklarowane we wniosku o dofinansowanie. Standardowo wynosi on 5 lat, zaś dla mikro, małych i średnich przedsiębiorstw okres trwałości to 3 lata.

UWAGA

Naruszenie zasady trwałości może oznaczać konieczność zwrotu otrzymanych środków na realizację projektu wraz z odsetkami liczonymi jak dla zaległości podatkowych, proporcjonalnie do okresu niezachowania obowiązku trwałości.

Najbliższe spotkanie:
Zapisz się na konferencje
Idź do następnego artykułu

Partnerzy merytoryczni

Projekt Edukacyjny

Projekt realizowany dzięki wsparciu